Wielka 7 – czyli kilka błędów w zarządzaniu zespołem

kilka błędów w zarządzaniu zespołem

“Jeżeli nauczyłeś się słuchać, będziesz umiał także rozkazywać.”
— Solon (Ateński mąż stanu, poeta i prawodawca 560 p.n.e.)

Każda firma dąży do sukcesu, który oczywiście – jest mierzony wskaźnikami finansowymi. Firma to nie tylko produkt, marka i zarząd w siedzibie – firma to złożona organizacja składająca się z zespołu pracowników, którzy de facto mają ogromny wpływ na jej wyniki. Stąd kluczowe jest umiejętne zarządzanie zespołem, które nie należy do najprostszych. Kierowanie ludźmi polega na budowaniu relacji – nie tylko miedzy ludzkich ale również tych związanych z firmą. Pamiętajmy, że pracownik powinien utożsamiać się z firmą, czyli z misją, wizją, celem i wartościami. Wtedy jego praca nie będzie polegała na wymuszonej pracy w celu zarobienia pieniędzy. Niestety managerowie traktują swoje zespoły, jako tzw.” Human resources — zasoby ludzkie” – bezosobowo i przedmiotowo, popełniając przy tym inne błędy, które skutkują obniżeniem wydajności pracowników. Poniżej zostaną opisane potknięcia popełniane w zarządzaniu zespołem.

1. Brak zaufania.
Istnieje wiele małych i średnich firm, które nie przykładają wagi do relacji między przełożonymi a pracownikami. Częstym błędem spotykanym przede wszystkim w dużych przedsiębiorstwach jest unikanie przez szefów spotkań z pracownikami oraz pominięcie codziennego przywitania ze swoim zespołem. Jest to duży błąd, gdyż zwykłe „dzień dobry” powiedziane z uśmiechem skraca niewidzialną barierę w relacjach służbowych. Skutkuje to przede wszystkim brakiem obustronnego zaufania, co negatywnie wpływa na atmosferę w pracy. Co z kolei odbija się na wynikach w firmie. Pracownicy nie czują się ważni, tym samym nie angażują się w swoją pracę. A brak zaangażowania to brak efektów.

2. Zła komunikacja
Pierwszą i żelazną zasadą, na której opiera się efektywna praca zespołu to umiejętne komunikowanie. Dużym błędem jest komunikacja jedynie drogą elektroniczną. Odbiór informacji mailowej może być zupełnie inny, niż zakładany przez nadawcę. Komunikacja polega zarówno na przekazywaniu jasno sformułowanych zadań, które pracownik powinien wykonać, jak i na jasnych zasadach rozliczania wyników. Niestety często managerowie nie mają umiejętności delegowania obowiązków ze sprecyzowaną listą zadań, terminem wykonania oraz hierarchią ważności projektów. Często spotykaną zasadą stosowaną wśród kadry zarządzającej jest ukrywanie istotnych informacji przed pracownikami z założeniem, że im mniej wiedzą tym lepiej. Jest to oczywiście błąd, gdyż pracownicy, którzy nie znają sytuacji ani nie posiadają kluczowych informacji są tak naprawdę pominięci. Poza tym brak informacji rodzi plotki, a te brak zaufania.
Warto podkreślić, iż komunikacja z zasady jest obustronna i tym samym nie polega na obszernym monologu szefa. Mało tego komunikacja nie powinna odnosić się jedynie do spraw służbowych, gdyż manager powinien strać się poznać swój zespół i nie zamykać się na informację dotyczące ich problemów osobistych, które mogą mieć wpływ na ich pracę. Brak takich informacji może rodzić nieporozumienia.

3. Przekonanie o nieomylności
Manager nie musi znać się na wszystkim, musi natomiast odpowiednio delegować zadania właściwym podwładnym. Niestety często manager, który jest świadomy swojej – wyższej pozycji- nie dopuszcza do siebie innego sposobu myślenia, co sprawia, iż zamyka się na konstruktywną krytykę i świeże podejście do tematu. Pracownicy, którzy nie mogą kreatywnie podchodzić do obowiązków odczuwają frustrację i tracą niezależność.

4. Nieumiejętność motywowania
…ani karania. Motywowanie pracowników należy do kluczowych obowiązków managera. Nie może on oczekiwać nieustającego zapału swojego zespołu, jeśli nie potrafi go zagrzać do działania. Wszystkie cele są do zrealizowania pod warunkiem, że są realne! Dobry lider potrafi motywować pracowników wewnętrznie np. poprzez udzielenie pochwały na forum, co działa korzystnie na osobę chwaloną jak i cały zespół. Manager powinien dbać o zespół i nagradzać go współmiernie do wyników. W momencie sukcesu zespołu nie powinien przypisywać sobie zasług przed zarządem. Wyniki finansowe powinny nieść za sobą nagrody dla pracowników, gdyż to pracownicy przyczyniają się do rozwoju. Szef nie może faworyzować pracowników, nie powinien w sposób jawny traktować lepiej swojego „ulubieńca” a gorzej „czarną owce”, zespół stanowią pracownicy, których kompetencję umożliwiają sprawne wykonanie zadań. Co oczywiście nie znaczy, iż do każdego pracownika można podchodzić w sposób jednakowy.
Drugą ważną umiejętnością jest udzielanie kar, które mogą być motywujące jednak, zbyt często powtarzana – powszednieje i traci na wartości. Karanie powinno mieć miejsce sam na sam, nigdy na forum. Krytyczne uwagi muszą mieć swoje podstawy!
Częstym błędem managera jest niedopilnowanie szkolenia nowych pracowników oraz wprowadzania nowych projektów bez upewnienia się, iż wszyscy pracownicy mają odpowiednie kompetencje. Manager nie może oczekiwać, że pracownik w ciągu dnia sam nauczy się nowego języka. W dobrych pracowników należy inwestować.
Niezdecydowanie
Manager, który w ciągu tygodnia diametralnie zmienia plan działania zespołu, wprowadza chaos. Jest źle, jeśli taka sytuacja ma miejsce, gdy szef ma już wyznaczony celi zmienia decyzję. Dużo gorzej, gdy szef nie potrafi podjąć samodzielnie żadnej decyzji. Pracownicy czują się zagubieni i tracą zaufanie do swojego przełożonego i wykonywanej pracy. Z niezdecydowania wynika, iż przełożony nie ufa swoim decyzjom, co znaczy o braku pewności siebie, braku charyzmy, czyli brakiem zdolności przywódczych. Pracownicy wolą nie rozpoczynać zadania w ogóle, w obawie, że za chwilę i tak będą musieli zmienić projekt o 360 stopni. Manager, który ma żelazne argumenty co do zmiany kierunku działań powinien przedstawić je zespołowi.

5. Niedotrzymane obietnice
Wbrew pozorom jest to największy błąd jaki może popełnić manager. Niezależnie czy niedotrzymana obietnica dotyczy awansu, podwyżki, premii czy zakupu kompletu temperówek i segregatorów. Manager musi być leaderem a on z definicji ma za sobą prowadzić swój zespół, który pójdzie za nim po sukces nawet na koniec świata. Efektem niedotrzymania słowa jest rozczarowanie pracownika, które finalnie ma gorsze skutki niż uczucie gniewu. Prowadzi do spadku efektywności w całym dziale oraz do braku szacunku do szefa. Szef, który nie wstawi się za swoim pracownikiem w sytuacji konfliktowej, również traci jego zaufanie i to bezpowrotnie.

6. Kradzież pomysłu
Kradzież to przestępstwo. Niestety istnieją managerowie, którzy przywłaszczają sobie pomysły swoich pracowników, aby wykazać się przed Zarządem. Taka sytuacja rodzi klasyczny konflikt między przełożonym a pracownikiem, który ma prawo czuć się oszukany. Poczucie niesprawiedliwości u takiego pracownika może skutkować wznieceniem buntu wśród zespołu a taka sytuacja jest prostą drogą do rozpadu zespołu, straty finansowej oraz pogorszeniem się wizerunku całej firmy.

Największe błędy w pigułce
1. Brak bezpośredniego kontaktu z pracownikami
2. brak uśmiechu na dzień dobry
3. komunikacja tylko za pomocą maili
4. nie umiejętna komunikacja i delegowanie zadań
5. ukrywanie informacji
6. przekonanie o nieomylności
7. nieumiejętność motywowania i karania
8. niezdecydowanie
9. niedotrzymywanie obietnic
10. kradzież cudzych pomysłów

Alain Kaj