Zbliżający się koniec roku 2020 to czas wzmożonej pracy w działach finansowych oraz kadrowych każdego przedsiębiorstwa. Przełom roku to moment sporządzania raportów, sprawozdań oraz deklaracji za poprzedni rok. Jednym z nich jest również obowiązek złożenia do ZUS formularza ZUS IWA. 31 stycznia 2021 roku mija termin złożenia informacji ZUS IWA za 2020 rok. Kto musi ją złożyć i jakie dane należy przekazać organowi?

Ustawa z dnia 30 października 2002 roku o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych nakłada na płatników składek szereg regulacji m.in. dotyczących rodzaju i sposobu przyznawania świadczeń z tytułu wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych, a także różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Aby organ miał możliwość ustalenia na kolejny okres składkowy wysokości stawki na ubezpieczenie wypadkowe, płatnik składek musi złożyć do ZUS informację ZUS IWA.

Kto musi składać ZUS IWA

Deklarację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe za poprzedni rok kalendarzowy mają obowiązek przekazać płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja (tj. od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 r.) i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku (2021 r.);
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do  ubezpieczenia  wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia 2020 r.

Należy pamiętać, że jeżeli chociaż w jednym miesiącu poprzedniego roku ubezpieczeniu wypadkowemu nie podlegała chociażby jedna osoba w spółce, nie ma konieczności złożenia informacji ZUS IWA.

Jakie dane należy przekazać do ZUS

W informacji ZUS IWA, oprócz danych identyfikujących płatnika składek, wykazuje się również:

• kod PKD — dotyczący rodzaju przeważającej działalności płatnika składek;
• liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem;
• liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich;
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Na podstawie danych wskazanych przez Płatnika, ZUS na przełomie marca i kwietnia 2021 roku wyliczy wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Wysyłając do płatników nowe zawiadomienie o wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe, poinformuje przedsiębiorstwa o obowiązującej stopie procentowej na okres składkowy 04.2021–03.2022. Od tego momentu płatnicy składek zobowiązani będą do opłacania składki wypadkowej zgodnie z otrzymaną informacją z ZUS. 

W jaki sposób przygotować dane do złożenia informacji ZUS IWA?

Formularz ZUS IWA to numeryczny dokument raportujący średnią liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, wskazujący profil prowadzonej działalności jak również informujący o głównych aspektach związanych z BHP w przedsiębiorstwie – liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy jak również liczbie osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia. O ile dwa pierwsze wskaźniki są bezproblemowe do podania, ponieważ zazwyczaj wylicza je i wskazuje system kadrowo-płacowy, o tyle określenie prawidłowej liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy oraz zatrudnionych w warunkach zagrożenia rodzi wielokrotnie problem. 

Doświadczenie ekspertów Inventage pokazuje, że pomimo wskazania w Ustawie o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, jakie zdarzenie uznaje się za wypadek przy pracy, wiele firm ma problem z prawidłową kwalifikacją i raportowaniem do ZUS tego typu zdarzeń. Analogiczna sytuacja występuje również w momencie ustalenia prawidłowej liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Warto więc już teraz, z pomocą specjalistów Inventage, przygotować się do ustalenia prawidłowych danych wymaganych do złożenia informacji ZUS IWA za rok 2020. Stałe monitorowanie tych dwóch wskaźników jak również analiza zmieniających się przepisów w tym zakresie, skutkować będzie ustaleniem przez ZUS optymalnej wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe dla Państwa przedsiębiorstwa. 

Jolanta Rybak – Analityk Działu Składek ZUS i Bezpieczeństwa Pracy w Inventage Sp. z o.o.