Oszczędności w firmie są istotnym elementem skutecznego zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Firmy często podejmują różne działania mające na celu zminimalizowanie kosztów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Jak się okazuje, można oszczędzać nie tylko na wprowadzeniu innowacyjnych rozwiązań w przedsiębiorstwie tj. energooszczędnych źródłach energii, automatyzacji procesów, czy cięciu kosztów na szkolenia pracowników. Oszczędności można również uzyskać opłacając daniny publiczne – co się wiąże ze sprawdzeniem wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe i ustaleniem czy jej wysokość jest na optymalnym poziomie.

Początek roku to z pewnością czas, w których działy finansowe przedsiębiorstw są obarczone obowiązkiem składania deklaracji, raportów i sprawozdań. Jednym z formularzy, który musi złożyć firma jest formularz ZUS IWA. 31 stycznia 2024 roku mija termin złożenia informacji IWA za 2023 roku.

Kto musi składać deklarację IWA i jakie dane należy podać w tymże formularzu?

Formularz ZUS IWA stanowi informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Taki formularz powinni złożyć przedsiębiorcy, którzy są płatnikiem składek i opłacają składki na ubezpieczenie wypadkowe. Zgodnie z przepisami prawa, ZUS IWA składają przedsiębiorcy, którzy w ubiegłym roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego o najmniej 10 osób i spełniają wymogi szczegółowe określone w przepisach. Jest to

• Wymóg zgłoszenia nieprzerwanie jako płatnik składek na ubezpieczanie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia, za który jest sporządzona deklaracja
• Są wpisani do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Od 1 stycznia 2024 r. skraca się termin składania korekt ZUS IWA

W ostatnich dniach ZUS za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS przypominał o ważnym dla płatników składek terminie dotyczącym korekt dokumentów rozliczeniowych. Tylko do 1 stycznia 2024 jest możliwe było wykonanie korekty deklaracji rozliczeniowej 20 lat wstecz. Z początkiem 2024 r. takiej możliwości już nie ma.

Oznacza to, że firmy, które nie dokonały weryfikacji składek na ubezpieczenie wypadkowe za lata przeszłe, bezpowrotnie utraciły taką szansę. Mowa tutaj o oszczędnościach rzędu kilkanaście tysięcy do nawet kilku milionów – z doświadczenia Inventage wynika, że najwięcej oszczędności generują przedsiębiorstwa produkcyjne, firmy z przemysłu ciężkiego, motoryzacyjnego oraz branża wydobywcza.

Jakie dane znajdują się w informacji ZUS IWA?

W bloku 1 należy podać identyfikator deklaracji – należy podać 01 dla deklaracji składanej pierwszy raz lub w obrębie 02–39 dla kolejnych deklaracji, a także rok za który jest składana deklaracja. Następnie podaje się kod terytorialny według siedziby płatnika składek. Dostępne kody są podane na stronie ZUS. W bloku 2 należy podać dane identyfikacyjne. W tej części płatnik wpisuje swój numer NIP, REGON oraz dane teleadresowe.

W następnych częściach deklaracji podawana jest liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, kod rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności. Ważną informacją jest liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem oraz liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych powstałych w roku, za który składana jest IWA. Należy także podać liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia dla zdrowia według stanu na 31 grudnia roku, którego dotyczy składana informacja.

Informacja o liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, kod PKD, liczba wypadków,
w tym wypadków ciężkich i śmiertelnych jest kluczowa do ustalenia wysokości składki wypadkowej przez ZUS.

ZUS na przełomie marca i kwietnia 2024 r. wyliczy wysokość procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowej na podstawie informacji ZUS IWA. Zawiadomienie o wysokości składki jest dostarczane obecnie w postaci elektronicznej na PUE ZUS.

Firmy mają problem z podaniem danych w ZUS IWA

Druk ZUS IWA to dokument, który wskazuje na średnią liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, informujący o profilu prowadzonej działalności, a także o kluczowych aspektach związanych z BHP w przedsiębiorstwie – liczbie wypadków oraz liczbie osób pracujących w czynnikach szkodliwych. O ile podanie ilości ubezpieczonych, jak i przeważającego kodu PKD nie stanowią wyzwania da firm, to podanie prawidłowej liczby osób poszkodowanych oraz zatrudnionych w warunkach zagrożenia rodzi często problem.

Firmy bojąc się konsekwencji niezgodnego z prawem podawania nieprawidłowej ewidencji wypadków, które powodowałyby zaniżenie składki wypadkowej, często decydują się na podawanie w ZUS IWA zawyżonych wartości. Jak wskazuje Rafał Jędruchniewicz — Dyrektor Działu Składek ZUS i Bezpieczeństwa Pracy w Inventage — Pomimo wskazania w Ustawie o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych definicji wypadku przy pracy, wiele przedsiębiorstw ma problem z prawidłową kwalifikacją i raportowaniem do ZUS tego rodzaju zdarzeń. Podobna sytuacja pojawia się także podczas ustalenia prawidłowej liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Dlatego też istotne jest, aby tuż przed przygotowaniem danych do złożenia informacji ZUS IWA skorzystać z wiedzy i doświadczenia specjalistów w zakresie składek ZUS. Tego typu weryfikacja zaprocentuje w przyszłości nie tylko uzyskaniem oszczędności, ale również pogłębieniem wiedzy w obszarze składki wypadkowej – jedynej składki w całym systemie ubezpieczeń społecznych, która jest wyliczana dla płatników składek indywidualnie.

Sylwia Ożga
Jolanta Rybak-Kukowska