Strach jest podstawową reakcją organizmu wynikającą z cech pierwotnych, mającą źródło w instynktownej chęci przetrwania. Jest to silna reakcja ze strony układu nerwowego pojawiająca się w sytuacji zagrożenia, w obliczu której wyzwalany jest odruch silnego napięcia mięśniowego przygotowujący do walki lub ucieczki. Mechanizm odpowiedzi fizjologicznej na strach powoduje wyrzut hormonów stresu, przyspieszenie oddechu, zwiększenie częstotliwości uderzeń serca oraz rozszerzenie źrenic i zmniejszenie progu bólu.

To właśnie ten pierwotny odruch pojawia się u Prezesów, Dyrektorów oraz innych członków kadry menedżerskiej na wieść o zbliżającej się kontroli ze strony organów administracyjnych.

Sen z powiek spędza im kontrola  skarbowa, ZUS, inspekcji pracy, sanitarna i wiele innych sytuacji, w których ktoś obcy wnika w głąb dokumentacji w celu wyłapywania błędów i potknięć pracowników organizacji. Kontrola fiskusa sprawdzi czy podmiot odpowiednio odprowadził podatki i czy dokonał tego w terminie. Państwowa Inspekcja Pracy skontroluje stan bezpieczeństwa oraz prawidłowość wykonywanych badań sanitarnych w firmach oraz to, czy wszyscy pracownicy zatrudnieni są legalnie. ZUS poszuka rozbieżności w poprawności odprowadzonych składek, a Państwowa Inspekcja Sanitarna sprawdzi warunki higieniczne jakie panują w organizacji.. Warto pamiętać, iż prawdopodobieństwo kontroli rośnie proporcjonalnie do wielkości firmy.

Kto, co i kogo kontroluje?

Kontrola Skarbowa działa na rzecz Skarbu Państwa. Jej zadaniem jest sprawdzenie, czy podatnicy wywiązują się z zobowiązań podatkowych oraz należności, których wpływy zasilają budżet Państwa. Kontrola sprawdzi również prawidłowość zarządzania mieniem państwowym zgodnie z prawem. Ostatnie dostępne sprawozdanie z działalności kontroli skarbowej za 2013 rok opublikowane przez Departament Kontroli Skarbowej pokazuje, iż w 2013 urzędy skarbowe przeprowadziły 10 177 postępowań kontrolnych. Dodatkowo wykonały one 5 392 kontroli dokumentów u podatników na zlecenie innych urzędów oraz 3 717 przesłuchań i oględzin. W wyniku kontroli przeprowadzonych w 2013 r. wykryto rozbieżności  skutkujące uszczupleniami podatkowymi w kwocie  6 446 730 zł. — co stanowi wzrost w porównaniu do roku 2010 o ponad 70%. Kontrola skarbowa spowodowała złożenie przez podatników korekt dokumentów, w wyniku czego zwiększyli oni swoje zobowiązania podatkowe na kwotę 198,1 mln zł.

Jak przygotować się do kontroli? Urząd skarbowy rozpoczyna kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 30 dni od daty  zawiadomienia podatnika. W ciągu tygodnia od otrzymania powiadomienia można złożyć skorygowane sprawozdania podatkowe oraz uporządkować i uzupełnić dokumenty rozliczeniowe. Po rozpoczęciu kontroli nie będzie to już możliwe. Trzeba mieć na uwadze, że w ekstremalnych przypadkach urząd skarbowy nie musi powiadomić nas o kontroli. Ma to miejsce w sytuacji, gdy kontrola dokumentów ma przeciwdziałać popełnianiu przestępstwa podatkowego lub ma zabezpieczyć ewentualne dowody takiego procederu.

Czynności kontrolne są przeprowadzane w obecności kontrolowanego lub osoby wyznaczonej chyba, że kontrolowany zrezygnuje na piśmie z tego prawa. Warto wiedzieć, iż mamy obowiązek umożliwić organowi kontrolującemu przeprowadzenie działań kontrolnych, przez co należy rozumieć m.in. prawo organu do udokumentowania stanu faktycznego za pomocą nagrań dźwiękowych i wideo, fotografowania dowodów itp. Organ kontrolujący ma także prawo dostępu  do lokali, gruntów i naszych obiektów, żądania okazania majątku określonego w zakresie kontroli oraz akt, ksiąg finansowych i innych dokumentów podlegających kontroli oraz zabezpieczenia materiałów uznanych za materiał dowodowy. Kontrolerzy mogą  przesłuchiwać świadków, kontrolowanego  oraz do legitymowania ich tożsamości. Urząd skarbowy ma również prawo do zasięgania opinii biegłych.

Kontrola zakończona jest przedstawieniem protokołu. Mamy 14 dni na złożenie pisemnych zastrzeżeń do zapisów zawartych w protokole, do których następnie odnosi się inspektor skarbowy.

Każdy przedsiębiorca rozliczający składki na ubezpieczenia społeczne może spodziewać się kontroli ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Wizyta inspektorów ma na celu ocenę rzetelności i poprawności rozliczeń w zakresie odprowadzanych składek na ubezpieczenia społeczne. Cały proces kontroli jest podobny do schematu kontroli urzędu skarbowego. Inspektorzy ZUS rozpoczną badanie prawidłowości  po 7 dniach od doręczenie zawiadomienia. Otrzymany dokument powinien określać zakres planowej kontroli, czas jej trwania oraz wyznaczone terminy. W przypadku kontroli ZUS również musimy umożliwić pracownikom ZUS przeprowadzenie kontroli, w tym również przesłuchania naszych byłych i obecnych pracowników. Takie przesłuchania jednak mogą odbyć się tylko w siedzibie ZUS.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych sprawdza prawidłowość zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych, poprawność i rzetelność wyliczania oraz opłacania składek, ustalania uprawnień naszych pracowników do poszczególnych świadczeń społecznych, terminowość składania dokumentów rozliczeniowych oraz wystawianie zaświadczeń. Kontrolerzy zwykle dokonują weryfikacji sięgającej okresu dłuższego niż 5 lat wstecz. W związku z tym bardzo ważna jest archiwizacja dokumentów rozliczeniowych takich jak ZUS DRA oraz miesięcznych dokumentów takich jak: ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, które muszą być przechowywane nie krócej niż przez okres 5 lat. Jednak już dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w ciągu 50 lat od dnia zakończenia pracy konkretnego pracownika.

Na zakończenie kontroli ZUS otrzymujemy protokół, od którego pracodawca ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń w ciągu 14 dni od daty jego otrzymania. W przeciwnym razie protokół uznaje się za przyjęty. Czas na złożenie korekt lub uzupełnienie braków w dokumentacji wynosi 30 dni od daty otrzymania protokołu. W sytuacji gdy płatnik nie skoryguje dokumentów, inspektor ZUS wydaje decyzję na mocy której płatnik jest zobowiązany złożyć korekty dokumentacji w trakcie kolejnych 30 dni roboczych.

Kolejną instytucją przeprowadzającą kontrole przedsiębiorców jest Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), która sprawdza przestrzeganie przez przedsiębiorców zapisów zawartych w kodeksie pracy. Ten rodzaj kontroli różni się nieco od schematów kontroli wykonywanych przez wcześniej omówione organy, ze względu na inne uprawnienia posiadane przez inspektorów PIP. Celem wizyty inspektorów PIP jest sprawdzenie stanu faktycznego odnośnie przestrzegania przepisów prawa pracy, przepisów BHP oraz legalności zatrudnienia pracowników. Oznacza to, iż inspektorzy PIP może odwiedzić przedsiębiorcę bez uprzedzenia. Przed rozpoczęciem swoich działań kontroler PIP musi okazać nam legitymację w celu potwierdzenia swojej tożsamości oraz imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Wkroczenie na teren pracodawcy tylko na podstawie legitymacji służbowej może wystąpić jedynie w przypadku podejrzeń istnienia zagrożenia życia lub zdrowia pracowników w trakcie wykonywanych obowiązków. W takiej sytuacji inspektor ma obowiązek okazać upoważnienie już po rozpoczęciu kontroli, lecz nie później niż 7 dni od jej rozpoczęcia. Obowiązkiem pracodawcy jest umożliwienie przeprowadzenia kontroli PIP (w tym udostępnienie pomieszczeń oraz wglądu w dokumenty) i zapewnienie wszystkich niezbędnych informacji na temat swoich pracowników. Jeśli kontrola tego wymaga, mamy obowiązek zapewnić kontrolerowi PIP odzież ochronną oraz inne elementy ochrony własnej zapewniające bezpieczeństwo podczas wykonywania zadań.

Po zakończeniu kontroli inspektor PIP sporządza protokół. Pracodawca ma 7 dni na zakwestionowanie zapisów w protokole, do których następnie odnosi się inspektor. W przypadku uznania zasadności wniesionych uwag, inspektor modyfikuje protokół. W sytuacji, gdy kontrola wykazała uchybienia, brak akceptacji protokołu przez pracodawcę nie wstrzymuje dalszych działań PIP. Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo nakazać nam usunięcie uchybień w określonym czasie. Dodatkowo — po zastosowaniu się do zaleceń przedstawionych przez PIP — pracodawca ma obowiązek pisemnie poinformować o tym inspektora pracy.

Nieprzestrzeganie przepisów BHP grozi karą grzywny nałażoną przez Inspektorat Pracy lub sąd grodzki  w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Inspektor zawiadamia prokuraturę w sytuacji, gdy uchybienie w przestrzeganiu przepisów nosi znamiona przestępstwa.

Pracodawcę może czekać także kontrola ze strony wielu innych instytucji, takich jak na przykład Inspekcja Handlowa, która działa na rzecz ochrony interesów konsumenta oraz interesów gospodarczych Państwa. Inspekcja Handlowa sprawdza między innymi legalność i rzetelność w prowadzeniu działalności produkcyjnej i handlowej w tym jakość oraz bezpieczeństwo wytwarzanych produktów, znajdujących się w obrocie na rynku. Inne przykłady organów kontrolujących przedsiębiorców to m.in Inspekcja Sanitarna, Samorząd lokalny oraz wiele innych instytucji.

 Walczyć czy uciekać?

Nasza reakcja na stres zależy w dużej mierze od naturalnych mechanizmów obronnych wytworzonych w drodze ewolucji. Jednym ze sposobów radzenia sobie ze stresem jest unikanie jego źródła. Jednak prowadząc firmę nie da się uciec przed kontrolą ze strony organów państwowych. Każdy przedsiębiorca, ‑nawet ten, który jest przekonany, iż rzetelnie wywiązuję się z obowiązków administracyjnych — odczuwa dyskomfort w obliczu  inspektorów kontroli. Dlatego też warto okresowo przeprowadzać wewnętrzny audyt dokumentów z konkretnego obszaru. Pozwoli nam to zachować większy spokój w momencie kontroli.

„Odwaga jest to wiedza o tym, czego się bać trzeba, a czego nie.” Platon

Inventage Polska pomaga przedsiębiorcom zachować poczucie komfortu nawet po otrzymaniu informacji o planowej kontroli ze strony ZUS, urzędu skarbowego lub samorządu. Działania Inventage skupiają się na wyszukiwaniu oszczędności głównie w obszarach podatkowych oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak poprzez swoją pracę Inventage pomaga również przedsiębiorcom zawczasu uporządkować dokumenty niezbędne podczas wizyty kontrolerów, co pozwala spać spokojnie zarówno pracodawcy jak i jego pracownikom.

• Czytaj więcej o optymalizacja składki wypadkowej

Źródło: Gazeta Prawna; http://www.mf.gov.pl/ ; ZUS