W rozliczeniach z ZUS może jednak zdecydować o tym, czy firma otrzyma zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek.

ZUS nie przewiduje w tym przypadku minimalnego progu zadłużenia. Jeżeli na koncie płatnika widnieje wymagalna zaległość — w praktyce nawet 1 grosz — Zakład może odmówić wydania zaświadczenia. 

Dla przedsiębiorstwa problemem nie jest więc wyłącznie wartość długu. Brak dokumentu może utrudnić udział w przetargu, uzyskanie finansowania lub przeprowadzenie innej procedury, w której wymagane jest potwierdzenie braku zaległości. 

Kiedy należy opłacić składki ZUS?

Termin zależy od rodzaju płatnika. Składki za dany miesiąc oraz dokumenty rozliczeniowe należy przekazać:

• do 5. dnia następnego miesiąca — jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 15. dnia następnego miesiąca — płatnicy posiadający osobowość prawną, między innymi spółki z o.o., spółki akcyjne, spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia,
• do 20. dnia następnego miesiąca — pozostali płatnicy, w tym przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, wspólnicy opłacający składki na własne ubezpieczenia oraz spółki osobowe. 

Jeżeli termin przypada w sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy. 

Nie każda zaległość wobec ZUS wywołuje jednak takie same skutki. Ich zakres zależy między innymi od wysokości zadłużenia, okresu opóźnienia oraz sytuacji płatnika.

Odsetki od zaległych składek

Od 5 marca 2026 r. stawka odsetek podatkowych za zwłokę od nieterminowo opłaconych składek ZUS wynosi 10,50% w skali roku. Nie są to odsetki ustawowe za opóźnienie stosowane w rozliczeniach cywilnoprawnych. 

Kwotę odsetek za zwłokę na określony dzień naliczysz przez przemnożenie kwoty zaległej składki za dany miesiąc przez liczbę dni zwłoki w jej opłaceniu i przez obowiązującą roczna stawkę procentową odsetek za zwłokę oraz podzielenie otrzymanego iloczynu przez 365 x 100.

Jak zaznacza Alicja Dubanowska — Specjalistka w Dziale Składek ZUS i Bezpieczeństwa Pracy w Inventage- Próg 49 zł nie dotyczy wysokości zaległości.

Dotyczy wyliczonej kwoty odsetek. ZUS pobiera je, gdy po obliczeniu i zaokrągleniu wynoszą co najmniej 49 zł. Zadłużenie może więc istnieć i wpływać na saldo płatnika, mimo że odsetki nie osiągnęły jeszcze tego poziomu. 

Zadłużenie a zasiłek chorobowy/macierzyński przedsiębiorcy

Inny próg obowiązuje w przypadku osoby prowadzącej pozarolniczą działalność, która samodzielnie opłaca składki na własne ubezpieczenia społeczne.

Jeżeli na dzień powstania prawa do zasiłku jej zadłużenie przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia, świadczenie nie zostanie wypłacone do czasu całkowitej spłaty należności. W 2026 r. próg ten wynosi 48,06 zł. 

Jeżeli zadłużenie zostanie w całości spłacone w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia, ZUS przyzna prawo do niego za cały należny okres. Po przekroczeniu tego terminu prawo do świadczenia za wcześniejszy okres przedawni się. 

Dlatego sama informacja, że firma „ma zaległość w ZUS”, nie wystarcza do oceny rzeczywistego ryzyka.

Należy sprawdzić:

• jaka kwota widnieje na koncie płatnika,
• których okresów i składek dotyczy zadłużenie,
• czy wpłaty zostały prawidłowo rozliczone,
• czy dokumenty przekazane do ZUS wymagają korekty,
• ile wynoszą naliczone odsetki,
• czy saldo może wpłynąć na uzyskanie zaświadczenia albo wypłatę świadczenia.

Eksperci Inventage przeanalizują konto płatnika, dokumenty rozliczeniowe oraz sposób zaksięgowania wpłat. Wskażą źródło ewentualnych rozbieżności i określą działania potrzebne do uporządkowania salda. Dzięki temu firma zyska pewność, że jej rozliczenia z ZUS są prawidłowe i nie utrudnią uzyskania dokumentów potrzebnych przy finansowaniu lub przetargu.

To również dobry moment, aby sprawdzić wysokość składki wypadkowej.

Audyt Inventage obejmuje analizę stosowanej stopy procentowej, danych przekazywanych w dokumentach ZUS IWA oraz informacji wpływających na wysokość składki. Jeżeli firma opłacała ją w zawyżonej wysokości, analiza może wykazać możliwość skorygowania rozliczeń oraz odzyskania nadpłaconych środków.

Skontaktuj się z ekspertami Inventage. Sprawdź prawidłowość rozliczeń z ZUS, uporządkuj saldo i zweryfikuj, czy Twoja firma nie przepłaca składki wypadkowej.

🌐 www.inventage.pl
📞 +48 512 002 228
📧 [email protected]